E-Mail und AI

Im riesigen Kosmos der digitalen Kommunikationsmittel hat sich unser Unternehmen für etwas entschieden, das manche für ein Relikt der Vergangenheit halten mögen: E-Mail. Ja, Sie haben es richtig gelesen – E-Mail. In unserem Streben nach Effizienz, Klarheit und weniger Ablenkung haben wir uns gegen Slack, MS-Teams und andere Instant-Messaging-Dienste entschieden.

OPTIMIERUNG FÜR ABRUF UND ORGANISATION

E-Mail ist nicht perfekt, aber ihre Stärken liegen in ihrer Einfachheit und Universalität. Alles ist in einem Posteingang – man muss sich nicht durch Threads wühlen oder Informationen aus mehreren Kanälen zusammensuchen. Wir optimieren unsere E-Mails mit Filtern, Ordnern um sicherzustellen, dass alles genau da ist, wo und wann wir es brauchen.

DAS WESENTLICHE BEHALTEN, DAS VERGÄNGLICHE WEGWERFEN

Unsere Regel ist einfach: Wenn es wichtig ist, kommt es in eine E-Mail. Wir nutzen sehr wohl Instant-Messenger, mit der Einschränkung, dass hier keine Dinge geteilt werden, die wir später brauchen könnten. Wir nutzen Push-Nachrichten dieser Tools um Aufmerksamkeit erregen und Aktionen auszulösen: eine Push-Nachricht mit einem beliebigen Emoji dient als Erinnerung die Emails zu checken. Unsere Email-Clients sind dabei von Push-Notifications ausgenommen: nur was wirklich wichtig ist und eine sofortige Reaktion erfordert wird mit einer Push-Nachricht „geadelt“. Damit entsteht automatisch ein Filter und man ist nicht permanent mit Emails beschäftigt. Auf diese Weise gehen weniger wichtige Details verloren und unsere Kommunikation bleibt klar und nachvollziehbar.

AUFGABENMANAGEMENT LEICHT GEMACHT

Jede Aufgabe, jedes Unterthema oder jeder Aktionspunkt in unserem Unternehmen erhält einen eigenen E-Mail-Thread. Offene Aufgaben bleiben im Posteingang, abgeschlossene Aufgaben werden archiviert. Durch die Integration von Tools wie Trello werden E-Mails direkt in Aufgaben umgewandelt, was unser Projektmanagement vereinfacht, ohne dass wir die E-Mail-Umgebung verlassen müssen.

DIREKT UND PERSÖNLICH

Wir haben die Formalitäten in unserer internen Kommunikation abgeschafft. Keine unnötigen Begrüßungen oder Unterschriften – unsere E-Mails sind direkt und auf den Punkt gebracht und spiegeln den Stil der direkten Nachrichtenübermittlung wider, jedoch mit der Struktur und Beständigkeit, die E-Mails bieten.

EINSATZ VON KI UND SPEECH TO TEXT FÜR MEHR EFFIZIENZ

Wir nutzen KI und Speech-to-Text-Technologien, um unsere E-Mails prägnant und auf den Punkt zu bringen. Wenn Langatmigkeit ein Risiko darstellt, entscheiden wir uns für verlinkte Dokumente oder Sprachnotizen, die in Text umgewandelt werden, um die Klarheit ohne Floskeln zu erhalten.

WARUM NICHT SLACK ODER MS TEAMS?

Diese Plattformen bieten zwar Integration und benutzerfreundliche Schnittstellen, fördern aber auch eine Kultur der ständigen Unterbrechung und Informationsflut. Wichtige Nachrichten werden unter einer Flut von Updates begraben, und die Grenze zwischen wichtiger Arbeit und Geplänkel verschwimmt. Wir haben uns für die E-Mail entschieden, weil sie sowohl beim Senden als auch beim Empfangen von Nachrichten Intentionalität erfordert, was perfekt zur Philosophie unseres Unternehmens passt, die auf konzentriertes und zielgerichtetes Arbeiten ausgerichtet ist.

SCHLUSSFOLGERUNG

Während wir unser Unternehmen aufbauen, steht die Wahl von E-Mail für eine weniger abgelenkte, produktivere Arbeitsumgebung. Es geht nicht nur um die Verwendung eines Tools, sondern um die Förderung einer Kultur des gegenseitigen Respekts vor der Zeit und der Aufmerksamkeit der anderen. Bevor Sie E-Mail also als veraltet abtun, sollten Sie ihr Potenzial in Betracht ziehen, der Kommunikation in Ihrem Team wieder Klarheit und Sinn zu verleihen.